Archivierungsprogrammen

Archivierung bezeichnet die systematische Langzeitaufbewahrung von Unterlagen, Akten und digitalen Dokumenten, um Verfügbarkeit, Authentizität, Integrität und Nachvollziehbarkeit über längere Zeiträume sicherzustellen. Ziel ist eine rechtskonforme, verlässliche Aufbewahrung, die Recherchemöglichkeiten eröffnet und den Zugriff auf Belege, Prüfungen oder historische Informationen ermöglicht.

Archivierung unterscheidet zwischen physischer Archivierung (Papier, Aktenordner, Mikrofilme) und digitaler Archivierung (elektronische Dokumente, E-Mails, Datenbanken). Organisationen setzen dazu Aktenpläne, Bestandsführung, Metadaten und Langzeitarchivierungssysteme ein, die strukturierte Ablage, Versionierung und Benutzerschnittstellen bereitstellen.

Zentrale Prinzipien sind Provenienz bzw. Belegprinzip, Ordnung nach Herkunft, Authentizität, Integrität und Revisionssicherheit. Wichtige Elemente sind Metadaten, Signaturen, Formaterhaltung durch Migration oder Emulation sowie regelmäßige Kontrollen der Langzeitfunktionalität, um die Nachnutzbarkeit sicherzustellen.

Standards und Modelle umfassen ISO 15489 für Records Management und das OAIS-Modell (Open Archival Information System) für Langzeitarchivierungssysteme; weitere Richtlinien betreffen digitale Langzeitarchivierung und Qualitätssicherung. Praktisch bedeutsam ist die klare Definition von Aufbewahrungsfristen, Zugriffskontrollen und Verantwortlichkeiten.

Rechtliche Aspekte betreffen Datenschutz, Informationszugang und gesetzliche Aufbewahrungsfristen, während technologische Herausforderungen wie Formatwechsel, Systemmigration, Langzeitverfügbarkeitsfragen, Kosten und Sicherheitsanforderungen zu bewältigen sind. Anwendungsfelder reichen von Behörden und Unternehmen bis zu Bibliotheken, Museen und Forschungseinrichtungen, die Archivierungspraxis nutzen, um Belege, Verträge, Korrespondenz und Forschungsdaten dauerhaft nutzbar zu halten.