Aufbewahrung

Aufbewahrung bezeichnet den vorsorglichen Vorgang des Lagerns von Gegenständen, Dokumenten oder digitalen Daten, damit sie bei Bedarf verfügbar, unverändert und geschützt bleiben. Sie umfasst physische Lagerung in Regalen, Schränken oder Lagern ebenso wie digitale Archivierung in Speichersystemen oder Cloud-Diensten. Ziel ist eine einfache Auffindbarkeit, Integrität der Informationen, Vertraulichkeit und Schutz vor Verlust, Beschädigung oder unbefugtem Zugriff.

Kernbereiche sind Organisation und Umgebung. Physische Aufbewahrung erfordert geeignete Behälter, Kennzeichnung, klare Archiv- oder Lagerpläne, sowie passende Lagerbedingungen (Temperatur, Feuchtigkeit, Staub, Licht) und Sicherheitsmaßnahmen (Zutrittskontrollen, Brand- und Diebstahlschutz). Digitale Aufbewahrung setzt Redundanz, regelmäßige Backups, Langzeitlesbarkeit von Archivformaten, Schutz durch Verschlüsselung und strikte Zugriffskontrollen voraus. Nach außen gerichtete Retention-Policies regeln, wie lange Informationen behalten und wann sie gelöscht werden.

Im rechtlichen Kontext existieren in vielen Ländern Aufbewahrungsfristen für Unterlagen. In Deutschland gelten beispielweise gesetzliche Fristen für Handels- und Steuerunterlagen, typischerweise sechs bis zehn Jahre, abhängig von der Art der Unterlage. Organisationen müssen daher geeignete Aufbewahrungssysteme betreiben, Perioden überprüfen und eine revisionssichere Vernichtung nach Ablauf sicherstellen.

Anwendungsfelder reichen von Unternehmen (Buchführung, Verträge, Personalakten) über öffentliche Verwaltungen bis hin zu privaten Haushalten (Inventarlisten, Erinnerungsstücke). Gute Aufbewahrung unterstützt Transparenz, Nachvollziehbarkeit und Effizienz in Verwaltung, Produktion und Privatleben.