Archivierung

Archivierung bezeichnet den systematischen Prozess der langfristigen Aufbewahrung von Unterlagen und Informationen, die aufgrund ihres historischen, rechtlichen oder sachlichen Wertes dauerhaft erhalten bleiben sollen. Ziel ist die Sicherstellung von Authentizität, Integrität, Lesbarkeit und Verwendbarkeit über lange Zeiträume hinweg. Archivierung umfasst sowohl physische Bestände (Papierdokumente, Akten, Mikrofilme) als auch digitale Bestände (E-Mails, digitale Dokumente, Datenbanken).

Wichtige Aspekte sind die Auswahl des Archivguts, das Festlegen von Aufbewahrungsfristen, die Übernahme in ein Archiv und die Bereitstellung von Langzeitzugriff. In der Praxis unterscheiden sich Aufbewahrungspflichten je nach Rechtsordnung und Branche; viele Organisationen nutzen Retentionspläne, um zu bestimmen, was dauerhaft erhalten werden soll.

Bei der digitalen Archivierung stehen Metadaten, Authentizität und Integrität im Mittelpunkt. Typische Konzepte umfassen Archivierungssysteme (AIS), das OAIS-Referenzmodell sowie Metadatenformate wie Dublin Core oder PREMIS. Strategien zur Langzeitbewahrung umfassen Migration, Emulation und Containerisierung, um Lesbarkeit und Funktionalität auch bei Technologiewandel zu erhalten.

Rechtliche Rahmenbedingungen beeinflussen Archivierungspraktiken erheblich. Dazu gehören gesetzliche Aufbewahrungsfristen, Datenschutzregelungen und branchenspezifische Vorgaben. In Deutschland betreffen dies unter anderem Archivgesetze, GoBD und steuerliche Anforderungen, wobei die konkreten Anforderungen je nach Kontext variieren.

Herausforderungen der Archivierung sind der technologische Wandel, Abhängigkeiten von Software- und Plattformanbietern, die Sicherstellung der Langzeitlesbarkeit alter Formate sowie der Schutz sensibler Daten. Professionell durchgeführte Archivierung erhöht Langzeitverfügbarkeit, Transparenz und Forschungszugang.