Dokumente

Dokumente bezeichnet Träger von Informationen, die in physischer oder digitaler Form vorliegen und Belege, Kommunikation oder Nachweise darstellen. Sie dienen dem Nachweis, der Kommunikation, der Planung oder der Verwaltung von Vorgängen und können Texte, Bilder, Töne oder Videos enthalten.

Man unterscheidet schriftliche Dokumente wie Verträge, Berichte und Protokolle von digitalen Dokumenten wie Textdateien, Tabellen, Präsentationen oder multimedialen Dateien. Typische Formate sind PDF, DOCX, XLSX, JPEG, PNG, MP3 oder umfangreiche strukturierte Formate wie XML und JSON. Zusätzlich spielen Metadaten eine zentrale Rolle, etwa Autor, Erstellungsdatum, Sprache, Rechte und Zugriffsebenen.

Erstellung und Verwaltung: Dokumente entstehen durch Schreib-, Scan- oder Erstellungsprozesse und werden oft versioniert, kommentiert und revisionssicher nachvollzogen. Zugriffskontrollen, Authentisierung, Signaturen und Integritätsschutz sichern deren Verlässlichkeit. Suchfunktionen, Indexierung und Verschlagwortung erleichtern das Auffinden und die Nutzung in Organisationen.

Archivierung und Rechtliches: Viele Dokumente unterliegen Aufbewahrungsfristen und Archivierungsauflagen. Langzeitarchivierung erfordert stabile Formate, Unveränderlichkeit und regelmäßige Migration in aktuelle Technologien. Backups, Replikation und nachvollziehbare Provenienzen erhöhen Verfügbarkeit und Integrität.

Bedeutung und Praxis: In Verwaltung, Wirtschaft, Wissenschaft und Bildung spielen Dokumente eine zentrale Rolle. Dokumentenmanagementsysteme, Content-Management-Systeme und Standards unterstützen Erstellung, Organisation, Suche und Compliance und helfen bei der Einhaltung rechtlicher Vorgaben sowie organisatorischer Prozesse.