Aufbewahrungsfristen

Aufbewahrungsfristen sind gesetzlich oder vertraglich festgelegte Zeiträume, in denen Unterlagen und Daten aufbewahrt werden müssen. Sie dienen der Nachvollziehbarkeit von Geschäften, der Rechts- und Steuerkonformität, sowie der Vorbereitung von Prüfungen und Rechtsstreitigkeiten. Die Fristen gelten für verschiedene Arten von Belegen, Akten und elektronischen Dokumenten.

Die konkreten Fristen unterscheiden sich je nach Rechtsordnung, Dokumenttyp und Zweck der Aufbewahrung. Typischerweise gelten längere Fristen für buchführungs- und steuerrelevante Unterlagen wie Buchführungsbelege, Jahresabschlüsse, Inventuren oder Verträge mit steuerlichen Auswirkungen. Weniger zentrale Dokumente können kürzere Aufbewahrungszeiträume haben. Neben steuer- und handelsrechtlichen Vorgaben spielen oft auch vertragliche oder interne Richtlinien eine Rolle.

Datenschutzrechtlich ist zu beachten, dass personenbezogene Daten gemäß Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) nur so lange gespeichert werden dürfen, wie es der Zweck der Verarbeitung erfordert. Ausschließliche Gründe für längere Speicherung können gesetzliche Anforderungen oder berechtigte Interessen sein; danach sind regelmäßige Prüfungen und eine sichere, datenschutzkonforme Vernichtung vorgesehen.

Für Organisationen empfiehlt sich eine klare Retentionspolitik oder ein Aufbewahrungsplan. Dieser legt fest, welche Dokumente wie lange aufbewahrt, wie sie archiviert und wann sie sicher gelöscht werden. Regelmäßige Überprüfung, Indexierung der Fristen und dokumentierte Löschvorgänge unterstützen Compliance und Informationsmanagement.