Aufbewahrungszeiträume

Aufbewahrungszeiträume bezeichnen die festgelegte Dauer, über die Dokumente, Unterlagen und Daten aufbewahrt werden, bevor sie gelöscht, archiviert oder anderweitig verarbeitet werden. Sie dienen der Rechts- und Beweisführung, der Steuerprüfung, der Nachvollziehbarkeit von Geschäftsprozessen und der Ermöglichung historischer Erkenntnisse.

Es gibt verschiedene Arten von Aufbewahrungszeiträumen. Gesetzliche Fristen ergeben sich aus nationalem Recht und betreffen oft steuerliche, handels- oder behördliche Vorgaben. Daneben können vertragliche Vereinbarungen mit Partnern oder Kunden Fristen festlegen, während interne organisatorische Fristen den operativen Bedarf widerspiegeln. Archivalische Fristen beziehen sich auf die langfristige Bewahrung von Informationen aus historischen oder wissenschaftlichen Gründen.

Rechtsgrundlagen variieren je nach Rechtsordnung. In vielen Ländern umfassen relevante Bestimmungen Handels-, Steuer- und Arbeitsrecht sowie Datenschutzvorgaben. Die Datenschutz-Grundverordnung berücksichtigt Speicherfristen im Sinne von Zweckbindung und Löschung, wobei personenbezogene Daten nach Zweckerfüllung oder Ablauf der Frist gelöscht werden sollen. In der Praxis erfolgt typischerweise eine Klassifikation der Dokumente, die Festlegung von Fristen, die Umsetzung eines Lösch- oder Archivierungskonzepts sowie regelmäßige Überprüfungen.

Für Organisationen ist ein systematisches Aufbewahrungsmanagement wesentlicher Bestandteil der Compliance. Es erhöht Rechtssicherheit und Transparenz, unterstützt effizienzsteigernde Prozesse und schützt sensible Daten durch zeitnahe Löschung oder geeignete archivische Sicherung. Gleichzeitig trägt es zur historischen Dokumentation und zur ordnungsgemäßen Archivierung relevanter Unterlagen bei.