Aufbewahrungspflichten

Aufbewahrungspflichten bezeichnen gesetzliche Verpflichtungen zur längeren Aufbewahrung von Geschäftsdokumenten durch Unternehmen und Selbständige. Sie dienen der Nachprüfbarkeit von steuerlichen, handelsrechtlichen und zivilrechtlichen Vorgängen sowie der Rechts- und Datensicherheit. Die Pflichten unterscheiden sich je nach Rechtsordnung (z. B. Deutschland, Österreich, Schweiz) und nach Dokumentenart (Bücher, Belege, Verträge, Korrespondenz, elektronische Daten).

In Deutschland gelten die wichtigsten Regelungen im Abgabenordnung (AO) und im Handelsgesetzbuch (HGB). Demnach sind bestimmte Unterlagen für einen festgelegten Zeitraum aufzubewahren, der in der Praxis oft mehrere Jahre beträgt. Übliche Kategorien umfassen Buchführung, Inventare, Jahresabschlüsse, Buchungsbelege und Korrespondenz mit Partnern; Rechnungen, Verträge und steuerliche Unterlagen fallen in den Regelbereich. Unterlagen müssen ordnungsgemäß, unverändert und lesbar archiviert werden; elektronische Dokumente sind zulässig, sofern sie revisionsfest gespeichert werden.

In Österreich regeln UGB, AO und steuerrechtliche Vorschriften ähnliche Pflichten; in der Schweiz gelten steuer- und buchführungsrechtliche Bestimmungen, die ebenfalls eine mehrjährige Archivierung vorschreiben.

Nichteinhaltung kann steuerliche Nachteile, Bußgelder oder Rechtsnachteile im Rechtsstreit nach sich ziehen. Unternehmen sollten eine klare Aufbewahrungsrichtlinie erstellen, Verantwortlichkeiten festlegen, Daten sicher archivieren und regelmäßig prüfen, ob Dokumente noch aufbewahrt oder gelöscht werden dürfen, unter Berücksichtigung des Datenschutzes.