Buchungsbelege

Buchungsbelege sind Belege, die eine Geschäftstransaktion eindeutig nachweisen und als Grundlage für Buchungen im Kontenplan dienen. Sie bilden das Audit-Trail der doppelten Buchführung und ermöglichen eine korrekte Erstellung von Bilanz und Gewinn- und Verlustrechnung. Buchungsbelege können in Papierform oder elektronisch vorliegen und müssen nachvollziehbar archiviert werden.

Inhaltlich enthalten Buchungsbelege Kennzahlen wie Datum, Betrag, Währung, Belegnummer, die beteiligten Konten (Soll und Haben), eine kurze Belegbeschreibung, den Leistungsempfänger oder -lieferanten sowie gegebenenfalls Umsatzsteuersatz und Steuerschuld. Sie dienen der Abbildung einer konkreten Transaktion, können aber auch mehrere Belege pro Buchung zusammenführen. Elektronische Belege müssen so aufbewahrt werden, dass sie unveränderbar, vollständig und jederzeit verfügbar bleiben und maschinell auswertbar sind.

Rechtlich relevant sind Buchungsbelege im Kontext des Handels- und Steuerrechts. In Deutschland regeln HGB, GoBD und weitere steuerliche Vorschriften die ordnungsgemäße Erfassung, Verarbeitung und Aufbewahrung von Belegen. Üblicherweise beträgt die Aufbewahrungsfrist für buchungsrelevante Unterlagen zehn Jahre; einige Dokumente unterliegen ebenfalls der zehnjährigen Frist. Digitale Belege müssen revisionssicher archiviert und gegebenenfalls manipulationsgeschützt gespeichert werden.

Typen von Buchungsbelegen umfassen Kassenbelege, Eingangs- und Ausgangsrechnungen, Kontoauszüge, Zahlungs- bzw. Überweisungs- oder Lastschriftbelege. Der ordnungsgemäße Umgang mit Buchungsbelegen sichert eine lückenlose Dokumentation der Geschäftsvorfälle und erleichtert Prüfungen durch Steuerbehörden oder Wirtschaftsprüfer.