archivieren

Archivieren bezeichnet den systematischen Prozess der Erhaltung, Ordnung und Bereitstellung von Unterlagen und Dokumenten für langfristigen Zugriff. Ziel ist es, Beweiskraft, Nachvollziehbarkeit und historische Verlässlichkeit sicherzustellen.

Archivierung unterscheidet zwischen physischen Archiven, in denen Akten, Manuskripte und Artefakte unter kontrollierten klimatischen Bedingungen gelagert werden, und digitalen Archiven, in denen elektronische Dokumente, E-Mails und Datensätze langfristig verfügbar gehalten werden.

Im digitalen Bereich umfasst Archivierung die Erfassung, Beschreibung und Langzeitsicherung von Dateien. Typische Strategien sind Formatkonservierung (Migration in dauerhaft stabile Formate), Emulation und regelmäßige Überprüfung der Integrität (Überprüfungs-Hashes). Metadaten unterstützen Auffindbarkeit und Echtheitsnachweise, gängige Standards umfassen Dublin Core, PREMIS und METS.

Der Lebenszyklus einer Archivierung umfasst Bedarfsermittlung, Akquise (Zugang der Materialien), Bestandsbeschreibung, physische oder digitale Lagerung, Zugang und Nutzung, Erhaltungsmaßnahmen sowie Entscheidung über Ablieferung, Weitergabe oder Entsorgung.

Verantwortlich sind Archivare und Aktenführer innerhalb von Organisationen. Sie arbeiten nach Rechts- und Vorgabestandards, entwickeln Retention- oder Dispositionspläne und richten Zugangs- sowie Sicherheitsregelungen ein.

Rechtliche Aspekte betreffen Datenschutz, Urheberrecht, Informationsfreiheitsgesetze und Aufbewahrungsfristen, die je nach Rechtsordnung variieren. Archivierung trägt zur Rechenschaftspflicht, historischen Forschung und Transparenz bei.

Herausforderungen sind Digitalisierung, Kosten, Obsoleszenz von Formaten, Schutz sensibler Daten und die Balance zwischen Offenheit und Privatsphäre.