Dokumentenart

Dokumentenart bezeichnet eine Kategorie oder einen Typ von Dokument, der dessen Inhalt, Zweck oder formale Funktion kennzeichnet. In Dokumentenmanagementsystemen (DMS), Enterprise-Content-Management-Systemen (ECM) und im Records-Management dient sie als zentrales Metadatum zur Klassifikation von Dateien und Akten.

Als Metadatum beeinflusst die Dokumen tenart Auffindbarkeit, Verarbeitung und Workflow. Sie ermöglicht gefilterte Suche, gezielte Prüfpfade und passende Freigaberegeln. Oft ist sie an Vorlagen, Feldern und Lebenszyklusregeln gebunden, sodass ein Dokument der passenden Struktur folgen muss und mit der richtigen Aufbewahrungsdauer archiviert wird.

Typische Unterschiede bestehen zwischen der Art der Dokumente (Inhaltstyp) und deren Kategorie. In manchen Systemen wird der Begriff synonym mit "Dokumententyp" verwendet; in anderen bedeutet "Dokumentenart" eine strengere, regelgesteuerte Klassifikation, die sich auf rechtliche oder betriebliche Anforderungen bezieht.

Beispiele für gängige Dokumentenarten sind Rechnung, Lieferschein, Arbeitsauftrag, Vertrag, Bericht oder Protokoll. Je Dokumentenart können unterschiedliche Metadatenfelder, Vorlagen, Prüfwege, Rechte und Aufbewahrungsfristen vorgesehen sein.

Die Einführung einer standardisierten Dokumentenarten-Taxonomie trägt zur Konsistenz in der Informationsverwaltung bei. Sie erfordert Governance, eine gepflegte Terminologie und regelmäßige Abstimmung zwischen Fachbereichen, IT und Rechtsabteilung.