Aufbewahrungsdauer

Aufbewahrungsdauer bezeichnet die zeitliche Spanne, über die Informationen, Unterlagen oder Daten aufbewahrt und erst danach vernichtet oder gelöscht werden dürfen. Sie richtet sich nach dem Zweck der Aufbewahrung, gesetzlichen Pflichten, wirtschaftlichen Interessen und organisatorischen Abläufen einer Organisation.

In Deutschland regeln verschiedene Rechtsbereiche die Aufbewahrungsfristen. Typischerweise liegen Fristen zwischen sechs und zehn Jahren. Handelsbücher, Buchungsbelege, Jahresabschlüsse und ähnliche steuerlich relevante Unterlagen unterliegen in der Praxis oft längeren Fristen als allgemeine Korrespondenz oder weniger sicherheitsrelevante Dokumente. Die konkreten Fristen hängen von Dokumentenart, Rechtsgrundlagen und Branche ab.

Der Datenschutz gehört ebenfalls zur Frage der Aufbewahrungsdauer. Die Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) verlangt das Prinzip der Speicherbegrenzung: Daten dürfen nicht länger als nötig gespeichert werden; sobald der Zweck entfällt, sollten sie gelöscht oder anonymisiert werden. In bestimmten Bereichen schreiben gesetzliche oder vertragliche Vorgaben längere Aufbewahrungsfristen vor (zum Beispiel im Steuerrecht oder im Arbeitsrecht). Für die Praxis bedeutet dies, dass die Zweckbindung, der Rechtsrahmen und mögliche Archivierungsinteressen bei der Festlegung von Fristen berücksichtigt werden müssen.

Praktisch setzen Organisationen Retentionspläne oder Aufbewahrungsrichtlinien um. Diese legen Fristen fest, definieren Zuständigkeiten und regeln sichere Vernichtungsvorgänge. Bei digitalen Daten sind zusätzlich Aspekte wie Backups, Formatwechsel und datenschutzkonforme Löschung zu beachten.

Anwendungsbereiche finden sich unter anderem in Steuer- und Handelsunterlagen, Personalakten, medizinischen Unterlagen und öffentlich archivierten Beständen. Die genauen Fristen variieren je nach Rechtsgebiet, Branche und individuellen Vereinbarungen.