Informationsverwaltung

Informationsverwaltung bezeichnet die systematische Verwaltung von Informationen in Organisationen mit dem Ziel, Verfügbarkeit, Nutzbarkeit, Integrität und Langzeitverfügbarkeit von Informationen sicherzustellen. Sie umfasst die Planung, Beschaffung, Speicherung, Organisation, Suche, Weitergabe und Löschung von Informationen aller Formate, einschließlich Dokumenten, E-Mails, Datensätzen und Multimedia.

Zentrale Bausteine sind das Records Management (Rechts- und Aufbewahrungsfristen, Archivierung), die Daten- bzw. Informationsgovernance (Datenqualität, Herkunft, Metadaten), die Informationssicherheit (Vertraulichkeit, Integrität, Verfügbarkeit) und das Informationslebenszyklusmanagement (Erstellung, Nutzung, Speicherung, Archivierung, Vernichtung). Zudem spielen Datenschutz und Rechtskonformität eine wichtige Rolle, besonders im Hinblick auf DSGVO/BDSG und kommunale bzw. staatliche Transparenzanforderungen.

Technisch werden Dokumentenmanagementsysteme, Enterprise Content Management, Records Management Systeme, Datenbanken und Metadatenstandards eingesetzt. Die Praxis setzt auf Klassifikationsschemata, Taxonomien und Metadatenmodelle, um schnelle Auffindbarkeit und konsistente Aufbewahrung sicherzustellen. Internationale Standards wie ISO 15489 (Records Management) oder ISO 27001 (Informationssicherheit) können Orientierung bieten.

Informationsverwaltung wird sowohl in der öffentlichen Verwaltung als auch im privaten Dienstleistungssektor eingesetzt. Ziel ist effiziente Arbeitsabläufe, Transparenz, Risikominimierung und rechtskonforme Verarbeitung von Informationen. Sie unterstützt Informationszugang, Aktenführung, Auditierbarkeit und Langzeitarchivierung sowie die Reaktion auf Informationsfreiheitsanfragen.

Herausforderungen umfassen wachsende Datenmengen, unstrukturierte Daten, Datenmigration, Cloud-Modelle, Datenschutz, sowie sich ändernde Rechtsvorschriften. Zukünftige Entwicklungen betonen Integration, Automatisierung und bessere Informationssicherheit.