Aktenführung

Aktenführung bezeichnet die systematische Erzeugung, Aufnahme, Ordnung, Bearbeitung, Aufbewahrung und Vernichtung von Unterlagen und Dateien in einer Organisation. Sie dient der Transparenz, Nachvollziehbarkeit von Vorgängen sowie der Rechts- und Revisionssicherheit.

Eine Akte ist eine zusammenfassende Sammlung aller Dokumente zu einem bestimmten Fall, Vorgang oder Thema. Typische Bausteine sind Aktenplan, Aktenzeichen, Schlagwörter, Datum, Verfasser und der Hinweis auf relevante Dokumente. Akten werden in physischer Form in Ordnern geführt oder digital in Ordnerstrukturen verwaltet.

Der Lebenszyklus einer Akte umfasst Entstehung, Bearbeitung, Einordnung und Fortführung, Nutzung, Aufbewahrung gemäß gesetzlicher oder betrieblicher Fristen und schließlich Vernichtung oder Archivierung. Betriebe legen Retentionsfristen fest; Behörden beachten Archivgesetze, Datenschutzauflagen und gegebenenfalls besondere Vorgaben.

Mit der fortschreitenden Digitalisierung gewinnen elektronische Aktenführung, Dokumentenmanagementsysteme und die E-Akte an Bedeutung. Merkmale sind Scannen, Metadaten, Volltextsuche, Versions- und Revisionssicherheit, Zugriffskontrollen und Audit-Trails. Rechtliche Anforderungen betreffen GoBD, DSGVO sowie Aufbewahrungs- und Langzeitarchivierung.

In Verwaltung, Unternehmen und Organisationen dient eine gut geführte Aktenführung der Effizienz, Transparenz und Rechtskonformität. Herausforderungen sind wachsende Datenmengen, Migration alter Systeme, Datenschutz- und Sicherheitsrisiken sowie die Standardisierung von Prozessen über Abteilungen hinweg.