Beschaffung

Beschaffung bezeichnet den Prozess, durch den Bedürfnisse eines Unternehmens oder einer Organisation in den Bezug von Gütern, Dienstleistungen und Investitionsgütern umgesetzt werden. Sie umfasst strategische Planung, taktische Beschaffung und operative Abwicklung sowie das Lieferantenmanagement. Im Unterschied zum rein operativen Einkauf schließt Beschaffung auch die Analyse des Bedarfs, die Marktforschung, die Lieferantenauswahl, Vertragsgestaltung, Risikomanagement und die Beziehungsführung zu Lieferanten ein.

Die typischen Phasen sind Bedarfsanalyse und -bewertung, Marktforschung, Lieferantenauswahl und Ausschreibung oder Angebotseinholung, Verhandlung und Vertragsabschluss, Bestellung, Wareneingang und Rechnungsprüfung sowie Zahlung. Parallel dazu erfolgt das Lieferantenmanagement, das Leistungsüberwachung, Qualitätskontrollen und gegebenenfalls Lieferantenentwicklung umfasst. In der strategischen Beschaffung werden Beschaffungsstrategien, Portfolio-Analysen, Make-or-Buy-Entscheidungen und das Total Cost of Ownership berücksichtigt, ebenso Nachhaltigkeits- und Risikomanagement. Langfristige Partnerschaften, Lieferantenentwicklung und Resilienz gehören ebenfalls dazu.

Im öffentlichen Sektor gelten spezielle Vergabevorgaben, Transparenz- und Wettbewerbsprinzipien sowie rechtliche Rahmenbedingungen wie das Vergaberecht und EU-Vorgaben. Digitalisierung ermöglicht E-Procurement, elektronische Ausschreibungen, Vertragsmanagement und automatisierte Abwicklungen. Typische Leistungskennzahlen sind Kosten, Qualität, Liefertreue, Prozessdurchlaufzeiten und der Total Cost of Ownership. Ziel der Beschaffung ist es, Wertschöpfung bei gleichzeitiger Compliance, Qualität, Nachhaltigkeit und Lieferzuverlässigkeit sicherzustellen.