Angebotseinholung

Angebotseinholung bezeichnet den Prozess, bei dem ein Auftraggeber potenziellen Anbietern formale Angebote für Waren oder Dienstleistungen einholt, um Preis, Konditionen und Leistungsumfang zu vergleichen und eine fundierte Vergabeberechtigung zu ermöglichen. Sie kommt sowohl im privaten als auch im öffentlichen Beschaffungswesen vor und kann je nach Rechts- und Organisationsrahmen unterschiedliche Formate annehmen. Im öffentlichen Sektor wird Angebotseinholung oft durch gesetzliche Verfahren begleitet, etwa offene oder selektive Ausschreibung gemäß nationaler und europäischer Vergaberegeln.

Typischer Ablauf ist die Bedarfsermittlung, die Erstellung einer Leistungsbeschreibung (Lasten- und ggf. Pflichtenheft), die Festlegung der Zuschlagskriterien (z. B. Preis, Qualität, Lieferzeit, Service), die Erstellung der Angebotsunterlagen (Preisblatt, Formblätter, Vertragsbedingungen), die Veröffentlichung oder Versendung der Angebotsaufforderung an ausgewählte Anbieter, die Fristsetzung, der Eingang und die Prüfung der Angebote, die Bewertung nach den definierten Kriterien, der Zuschlag an den besten Bieter sowie der Vertragsabschluss; ggf. erfolgt eine Information an abgelehnte Bieter und, sofern vorgesehen, Nachverhandlungen.

Formate unterscheiden sich je nach Aufwand und Ziel: RFQ (Request for Quotation) fokussiert in der Regel Preis und Konditionen, während RFP (Request for Proposal) oder RFI (Request for Information) auch qualitative Aspekte und Lösungsansätze erfragen. Öffentliche Vergaben verwenden oft offene oder selektive Verfahren; im Privatsektor bestehen weniger formale Anforderungen. Rechtlich relevant sind je nach Land die einschlägigen Vergaberegeln, insbesondere bei öffentlichen Projekten.

Ziele sind Transparenz, Wettbewerb und ein nachvollziehbarer Beschaffungsentscheid; Vorteile sind oft bessere Preise und Konditionen, während Nachteile Bearbeitungsaufwand, Verzögerungen oder Risiken bei Qualität oder Lieferfähigkeit sein können. Typische Dokumente umfassen Leistungsbeschreibung, Rahmenbedingungen, Preis- und Lieferkriterien, Teilnahmebedingungen, Musterformulare, Fristen und Ansprechpartner.