Geschäftsdokumenten

Geschäftsdokumenten bezeichnet man schriftliche oder elektronische Unterlagen, die im Rahmen geschäftlicher Aktivitäten entstehen, empfangen oder aufbewahrt werden. Sie dienen der Belegführung, dem Rechtsverkehr, der Buchführung und der internen wie externen Kommunikation eines Unternehmens.

Zu den typischen Geschäftsdokumenten gehören Verträge und Vereinbarungen, Rechnungen und Zahlungsbelege, Kontoauszüge, Bilanzen und Jahresabschlüsse, Personalunterlagen wie Arbeitsverträge und Gehaltsabrechnungen, Liefer- und Versanddokumente (Lieferscheine, Frachtbriefe), Protokolle von Sitzungen, Rechtsstreitigkeiten, Versicherungsunterlagen sowie betriebswirtschaftliche Dokumente (Businesspläne, Reportings) und technische Dokumentationen (Handbücher, Betriebsanweisungen).

Sie dienen der Beweissicherung, der gesetzlich vorgeschriebenen Buchführung, der Steuerprüfung, der internen Kontrollen und der Transparenz gegenüber Geschäftspartnern, Aufsichtsbehörden und Investoren.

Dokumente können in Papierform oder als elektronische Dateien vorliegen. Effektives Dokumentenmanagement erfordert klare Strukturen, Metadaten, Versionskontrolle, gültige Signaturen und zuverlässige Archivierung sowie regelmäßige Sicherung und Zugriffsschutz.

Aufbewahrungsfristen richten sich nach Rechtsordnung und Dokumentart; viele Belege müssen über mehrere Jahre aufbewahrt werden. Organisationen setzen oft ein Dokumentenmanagementsystem ein, um Erstellung, Kategorisierung, Speicherung, Retrieval und sichere Löschung zu steuern.