Rechnungen

Rechnungen sind formale Belege, die ein Verkäufer an einen Kunden ausstellt, um den Erwerb von Waren oder die Erbringung von Dienstleistungen abzurechnen. Sie dienen der buchhalterischen Dokumentation, der steuerlichen Abwicklung und dem rechtlichen Nachweis von Transaktionen.

Inhaltlich enthält eine Rechnung üblicherweise: Namen und Adressen der beteiligten Parteien, das Ausstellungsdatum, eine eindeutige Rechnungsnummer, Datum der Lieferung oder Leistung, eine Beschreibung der Ware oder Dienstleistung, Menge und Preis, den Nettobetrag, den angewendeten Mehrwertsteuersatz sowie den Steuerbetrag und den Bruttobetrag. Zusätzlich gehören Zahlungsbedingungen, Bankverbindung, die Umsatzsteuer-Identifikationsnummern des Lieferanten und gegebenenfalls des Kunden sowie Referenzen wie Bestellnummern zum Inhalt. Bei grenzüberschreitenden Transaktionen können ergänzend Umsatzsteuer-Identifikationsnummern oder länderspezifische Anforderungen nötig sein.

Rechtliche Rahmenbedingungen: In Deutschland und der Europäischen Union gelten gesetzliche Anforderungen an Rechnungen, insbesondere im Umsatzsteuerrecht. Rechnungen müssen nachvollziehbar, steuerlich prüfbar und ordnungsgemäß ausgestellt sein; Umsatzsteuerbeträge müssen separat ausgewiesen werden. Elektronische Rechnungen sind zulässig und GoBD-konform (grundsätze ordnungsmäßiger Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen) zu archivieren.

Archivierung und Typen: Rechnungen werden in der Regel zehn Jahre aufbewahrt. Neben der regulären Rechnung gibt es Pro-forma-Rechnungen (keine Zahlungsforderung) und Gutschriften (Korrekturrechnungen). Die ordnungsgemäße Dokumentation unterstützt Buchhaltung, Prüfung und Zahlungsabwicklung.