Aktenpläne

Aktenpläne sind systematische Ordnungsstrukturen zur Klassifikation von Schriftgut, das eine Organisation erstellt oder empfängt. Sie dienen der konsistenten Ablage, einer schnellen Auffindbarkeit, der Nachvollziehbarkeit von Verantwortlichkeiten und der rechtskonformen Verwaltung des Dokumentenlebenszyklus, einschließlich Aufbewahrung, Archivierung und Vernichtung.

Aufbau und Bestandteile eines Aktenplans variieren, folgen aber oft mehreren Hierarchieebenen. Typischerweise gibt es Sparten (Funktionsbereiche), Hauptgruppen und Untergruppen, denen jeweils Codes, Bezeichnungen sowie Zuständige und Aufbewahrungsfristen zugeordnet sind. In der Praxis entsprechen Sparten wie Finanzen, Personal, Rechtsangelegenheiten, Beschaffung oder Produktion den funktionalen Bereichen; Haupt- und Untergruppen präzisieren die Themenfelder weiter. Die Akten werden durch eine eindeutige Kodierung gekennzeichnet, die eine einheitliche Suche und Zuordnung ermöglicht.

Anwendungen finden Aktenpläne sowohl in der öffentlichen Verwaltung als auch in privaten Unternehmen. Sie unterstützen eine standardisierte Aktenführung, erleichtern die Zusammenarbeit zwischen Abteilungen, verbessern die Rechts- und Revisionssicherheit und bilden die Grundlage für elektronische Dokumentenmanagement-Systeme (DMS) sowie für strukturierte Lösch- und Aufbewahrungsprozesse.

Der Entwicklungsprozess eines Aktenplans umfasst in der Regel die Analyse der Geschäftsprozesse, die Identifikation relevanter Aktivitäten, die Festlegung von Sparten und Gruppen, die Bestimmung von Aufbewahrungsfristen, die Erstellung der Kodierungen sowie Schulung und Implementierung. Eine regelmäßige Pflege ist notwendig, um Veränderungen in Organisation und Rechtslage abzubilden.

Aktenpläne tragen zur Transparenz und Effizienz der Dokumentenverwaltung bei, erfordern jedoch anfänglichen Aufwand und fortlaufende Pflege, damit sie aktuell bleiben und sich an organisatorische Entwicklungen anpassen.