Lohnabrechnung

Die Lohnabrechnung, auch Gehaltsabrechnung genannt, ist ein regelmäßig erstelltes Dokument, das das Bruttoeinkommen, alle Abzüge und den Nettobetrag für einen Abrechnungszeitraum ausweist. Sie dient der ordnungsgemäßen Gehaltszahlung, der steuerlichen Meldung und der persönlichen Lohndokumentation des Mitarbeiters. In der Praxis wird sie monatlich erstellt, oft von der Personalabteilung oder einem externen Lohnabrechnungsdienst.

Typische Inhalte sind das Bruttoentgelt (Grundgehalt, ggf. Zuschläge, Boni, Spesen), die Abzüge (Lohnsteuer, Solidaritätszuschlag, ggf Kirchensteuer), die Sozialversicherungsbeiträge (Renten-, Arbeitslosen-, Kranken-, Pflegeversicherung) sowie der daraus resultierende Nettolohn. In der Abrechnung können auch Arbeitgeberanteile, Zuschläge für Sonntags-, Nacht- oder Feiertagsarbeit und Sachbezüge aufgeführt sein.

Die Lohnabrechnung basiert auf Stammdaten und Arbeitszeitdaten (Steuerklasse, Kinderfreibetrag, Kirchensteuermerkmal, Krankheitstage, Urlaub, Arbeitszeit). Sie berücksichtigt Lohnarten, gesetzliche und tarifliche Vorgaben, und berechnet Brutto-, Abzugs- und Nettobeträge sowie ggf. Umlagen. Die Auszahlung erfolgt typischerweise per Überweisung oder Barzahlung; der Abrechnungsbeleg wird dem Arbeitnehmer bereitgestellt und der Personalakte hinzugefügt.

Rechtliche Rahmenbedingungen umfassen die steuer- und sozialversicherungsrechtlichen Pflichten des Arbeitgebers sowie Datenschutzbestimmungen. Lohnabrechnungen und zugehörige Unterlagen unterliegen Aufbewahrungspflichten, in der Regel bis zu zehn Jahre. Fehlerhafte Abrechnungen müssen korrigiert werden.

Mit der fortschreitenden Digitalisierung erfolgt die Lohnabrechnung meist elektronisch über Lohnabrechnungssoftware oder Gehaltsportale. Datenübermittlung an Finanzverwaltung und Sozialversicherung erfolgt über ELSTER, und Jahres-/Monatsdokumente dienen der Transparenz gegenüber dem Arbeitnehmer.