Arbeitszeitdaten

Arbeitszeitdaten bezeichnet Datensätze, die Informationen über die Arbeitszeiten von Beschäftigten enthalten. Sie dienen der Abrechnung von Arbeitsstunden, der Einhaltung gesetzlicher Vorgaben zur Arbeitszeit sowie der Planung von Personalressourcen und Arbeitsabläufen. Typische Bestandteile sind Arbeitsbeginn und Arbeitsende, Pausen, Überstunden, Abwesenheiten wie Urlaub oder Krankheit, Schichtzuordnung, Arbeitsort und ggf. Projektnummern oder Tätigkeitscodes. In vielen Unternehmen kommen zusätzlich Daten zur Zeiterfassung durch Stempelkarten, Web- oder Mobile-Apps sowie automatische Erfassung zum Einsatz.

Rechtlicher Rahmen und Zweck: Die EU-Arbeitszeitrichtlinie verlangt eine lückenlose Erfassung der Arbeitszeit, insbesondere der täglichen Arbeitszeit und der Ruhepausen. Die Umsetzung erfolgt in Deutschland primär durch das Arbeitszeitgesetz und ergänzende Vorschriften; je nach Branche können tarifliche oder betriebliche Vereinbarungen weitere Anforderungen festlegen. Arbeitgeber sind insofern regelmäßig verpflichtet, Aufzeichnungen über die Arbeitszeiten zu führen und bei Kontrollen vorlegen zu können. Die Daten dienen der korrekten Entlohnung, der Vermeidung von Überstunden und der Einhaltung gesundheitsrechtlicher Vorgaben.

Datenschutz und Verarbeitung: Arbeitszeitdaten sind personenbezogene Daten und fallen unter die Datenschutz-Grundverordnung sowie nationale Gesetze. Zweckbindung, Datensparsamkeit, Zugriffsbeschränkungen, Sicherheitsmaßnahmen und klare Richtlinien zur Löschung oder Anonymisierung sind erforderlich. Die Aufbewahrungsfristen richten sich nach steuerlichen und arbeitsrechtlichen Vorgaben.

Datenmanagement und Anwendungen: Unternehmen nutzen Zeitwirtschaftssysteme, HR-Informationssysteme oder Cloud-Dienste zum Erfassen, Speichern und Auswerten von Arbeitszeitdaten. Sie ermöglichen Abrechnung, Schichtplanung, Überstundenmanagement und Compliance-Reporting. Herausforderungen umfassen Datenqualität, Rechtskonformität, Transparenz gegenüber Mitarbeitenden und Schutz vor Missbrauch oder unbeabsichtigter Überwachung.