Zeiterfassung

Zeiterfassung bezeichnet die systematische Erfassung der Arbeitszeit von Mitarbeitenden. Typisch werden Arbeitsbeginn, Pausen, Arbeitsende sowie gezielte Aktivitäten oder Auftrags- bzw. Kostenträgercodes erfasst. Ziel ist eine zuverlässige Abbildung der Arbeitszeit für Lohn- und Gehaltsabrechnung, Abrechnung gegenüber Kunden, Projektcontrolling und Rechtskonformität.

Zweck und Anwendungsbereiche umfassen die genaue Abrechnung von Arbeitsstunden, die Transparenz von Auslastung und Produktivität sowie die Unterstützung von Compliance-Anforderungen. In Unternehmen verschiedener Branchen, insbesondere im Dienstleistungs- und Projektgeschäft, kommen zeiterfassende Systeme zum Einsatz, die eine Zuordnung von Zeit zu Projekten, Kunden oder Kostenstellen ermöglichen. Zeitdaten dienen zudem als Grundlage für Budgetkontrollen, Leistungskennzahlen und Übersichten für Mitarbeitende.

Methoden der Zeiterfassung reichen von klassischen Stundenzetteln über elektronische Lösungen (Web- oder Mobile-Apps, Stempelkarten) bis hin zu automatischer Erfassung durch Apps oder biometrische Systeme. Moderne Zeiterfassung unterstützt oft offline erfasste Zeiten, Freigabe-Workflows, Überstundenberechnungen sowie Integrationen mit Lohnbuchhaltung, ERP- oder Projektmanagement-Tools.

Rechtlicher Rahmen: In Deutschland besteht die Pflicht, Arbeitszeiten nachvollziehbar zu dokumentieren; gesetzliche Anforderungen, Rechtsprechung und branchenspezifische Regelungen verlangen verlässliche Verfahren, die auch Datenschutzaspekte berücksichtigen. Personal- und Arbeitsrechtliche Vorgaben müssen eingehalten werden, insbesondere hinsichtlich Korrekturen, Zugriffsschutz und Aufbewahrungsfristen.

Datenschutz und Sicherheit: Zeiterfassungsdaten enthalten personenbezogene Informationen. Unternehmen müssen Zweckbindung, Datensparsamkeit, sichere Speicherung, Zugriffskontrollen und angemessene Löschfristen sicherstellen sowie Transparenz gegenüber Mitarbeitenden wahren.

Nutzen versus Herausforderungen: Klare Zeitdaten verbessern Abrechnung, Planung und Controlling, erhöhen Transparenz und Fairness. Herausforderungen sind der organisatorische Aufwand, die Akzeptanz der Mitarbeitenden und der Schutz sensibler Daten.