Abrechnungsbeleg

Ein Abrechnungsbeleg ist ein Beleg, der die Ergebnisse einer finanziellen Abrechnung dokumentiert. Er dient als Nachweis für Erstattungen, Zahlungen oder Anpassungen und unterstützt die Buchführung sowie Prüfungsvorgänge. Häufig hängt er mit einer zugrundeliegenden Rechnung oder Kostenabrechnung zusammen.

Zweck und Verwendung: Der Abrechnungsbeleg fasst die relevanten Positionen einer Abrechnung übersichtlich zusammen, listet Beträge, Steuern und Währungen auf und ermöglicht eine eindeutige Zuordnung zu Konten.

Inhalt: Typische Angaben sind Datum, beteiligte Parteien, Beschreibung der Leistungen oder Ausgaben, Nettobetrag, Umsatzsteuer, Bruttobetrag, Referenz zur zugrunde liegenden Vereinbarung, Zahlungsbedingungen sowie Hinweise auf Belege (Belegnummern, Anlagen).

Anwendungsfelder: Er kommt in der Unternehmensbuchführung bei Spesen- bzw. Reisekostenabrechnungen, internen Abrechnungen zwischen Abteilungen oder Gesellschaften sowie bei Abschlussrechnungen von Projekten zum Einsatz.

Rechtlicher Rahmen: Belege sind Bestandteil ordnungsgemäßer Buchführung. Abrechnungsbelege müssen deutlich, nachvollziehbar und unverändert sein. Sie sind aufzubewahren; gesetzliche Aufbewahrungsfristen liegen häufig bei 6 bis 10 Jahren, je nach Art des Dokuments und steuerlichen Vorgaben.

Verhältnis zu verwandten Begriffen: Im Gegensatz zu einer Rechnung (Rechnungsbeleg) dient ein Abrechnungsbeleg der Abrechnung von Erstattungen, Gutschriften oder Abweichungen und ergänzt die ursprüngliche Rechnung. Digitale Systeme unterstützen Erstellung, Archivierung und Verknüpfung von Belegen.

Siehe auch Buchführung, Belegpflicht, Spesenabrechnung, Reisekostenabrechnung, Rechnung.