Reisekostenabrechnung

Die Reisekostenabrechnung ist der buchhalterische Prozess, mit dem Reisekosten erfasst, geprüft und erstattet werden, die im Rahmen von Dienst- oder Geschäftreisen entstehen. Sie dient der Transparenz, der Kostenkontrolle und der Einhaltung von Richtlinien. Typische Kostenarten sind Fahrtkosten (ÖPNV, Mietwagen, Taxi oder Kilometerpauschalen), Unterkunft, Verpflegung (Tagesgeld oder Spesen), Bewirtungskosten sowie Gebühren für Parken, Maut und Kommunikationskosten. Zusätzlich können weitere Aufwendungen wie Reisespesen, Projektbelege oder Fremdleistungen anfallen.

Der Abrechnungsprozess umfasst Planung, Belegeingabe, Prüfung, Genehmigung und Auszahlung. Reisekosten werden meist in regelmäßigen Abrechnungszeiträumen eingereicht, oft monatlich. Digitale Belege und Spesen-Apps erleichtern Upload, automatische Zuordnung zu Kostenstellen und die Einhaltung von Richtlinien. Die Abrechnung sollte nachvollziehbar belegt und mit Reisedetails wie Reisezweck, Datum, Zielort und Reisenden versehen sein.

Rechtlicher Rahmen und Richtlinien variieren je nach Land und Unternehmen. In der Praxis bedeutet dies: Erstattungen sind häufig steuerfrei oder steuerpflichtig, abhängig von Belegen, Reisedauer und internen Guidelines. Arbeitgeber können Höchstgrenzen oder Pauschalen festlegen, die den steuerlichen Rahmenbedingungen entsprechen.

Best Practices umfassen klare Richtlinien, Schulung der Mitarbeitenden, standardisierte Formulare und Fristen, sowie regelmäßige Audits. Verweildauer von Reisen und die klare Trennung zwischen geschäftlichen und privaten Kosten sollten eindeutig erfasst werden.

Technische Umsetzung: Moderne Unternehmen nutzen Reisekosten-Software oder ERP-Module, Online-Formulare, elektronische Belegauslesung und integrierte Buchhaltung, um Arbeitsabläufe zu automatisieren, Fehler zu reduzieren und die Datenqualität sicherzustellen.