Lohnabrechnungen

Lohnabrechnungen, auch Gehaltsabrechnungen genannt, sind Dokumente, die der Arbeitgeber monatlich an den Arbeitnehmer ausstellt. Sie dienen der transparenten Darstellung der Vergütung und ermöglichen dem Arbeitnehmer, die Zusammensetzung seines Entgelts nachzuvollziehen und gegenüber Behörden, Banken oder Sozialversicherungsträgern Nachweise zu erbringen.

Inhaltlich umfasst eine Lohnabrechnung üblicherweise personenbezogene Daten, den Abrechnungszeitraum, Bruttoentgelt, ggf. Zuschläge, Prämien oder sonstige Verdienste, sowie alle gesetzlich vorgeschriebenen Abzüge wie Lohnsteuer, Kirchensteuer und Solidaritätszuschlag. Hinzu kommen Sozialversicherungsbeiträge (Renten-, Arbeitslosen-, Kranken- und Pflegeversicherung) sowie ggf. weitere Abzüge (z. B. vermögenswirksame Leistungen, Vorschüsse). Als Ergebnis wird der Nettobetrag ausgewiesen. Oft enthalten Abrechnungen Hinweise zu Steuerklasse, Kinderfreibetrag, Sozialversicherungsträgernummern und dem Auszahlungsdatum. Manche Abrechnungen zeigen zusätzlich Arbeitgeberanteile oder Hinweise auf Förderungen.

Ablauf und Nutzung: Die Abrechnung wird in der Regel monatlich erstellt und dem Arbeitnehmer elektronisch oder in Papierform übermittelt. Sie dient als Nachweis über Einkünfte, unterstützt bei der Steuererklärung, der Beantragung von Krediten oder bei sozialrechtlichen Belangen und ermöglicht eine Prüfung der Richtigkeit der Zahlung.

Rechtliche Einordnung und Pflichten: In Deutschland besteht kein allgemeiner Anspruch auf eine bestimmte Form, aber eine transparente und nachvollziehbare Entgeltabrechnung ist gängig. Arbeitgeber sind verpflichtet, Abrechnungen korrekt zu erstellen und ggf. Berichtigungen vorzunehmen. Arbeitnehmer haben das Recht auf Kopien und auf Prüfung von Abweichungen.

Aufbewahrung und Datenschutz: Lohnabrechnungen enthalten sensible Daten und unterliegen Datenschutzbestimmungen. Aus steuerlichen und sozialversicherungsrechtlichen Gründen werden Abrechnungen üblicherweise mehrere Jahre aufbewahrt (in der Praxis oft 6 bis 10 Jahre). Arbeitnehmer sollten Kopien sorgfältig archivieren.