Personalakte

Eine Personalakte (auch Arbeitnehmerakte) ist eine geordnete Sammlung personenbezogener Unterlagen zu einer/m Mitarbeitenden, die vom Arbeitgeber geführt wird. Sie dient der Verwaltung des Arbeitsverhältnisses, der Nachweisführung und der rechtssicheren Dokumentation relevanter Ereignisse im Beschäftigungsverlauf.

Zweck der Personalakte ist die zentrale Dokumentation aller Informationen, die im Rahmen der Beschäftigung entstehen oder gesetzlich vorgesehen sind. Dazu gehören Vertragsunterlagen, Vergütungsdaten, Arbeitszeiten, Abwesenheiten, Zeugnisse, Qualifikationen, Fortbildungsnachweise sowie Hinweise auf Leistungsbeurteilungen, Abmahnungen und Kündigungen.

Inhalte können Stammdaten (Name, Adresse, Steuer- und Sozialversicherungsdaten), Arbeitsvertrag, Lohn- und Gehaltsabrechnungen, Urlaubs- und Krankmeldungen, Leistungsbeurteilungen, Weiterbildungsnachweise, Abmahnungen und Kündigungsschreiben umfassen. Medizinische Daten gehören zu den sensiblen Daten und unterliegen besonderen Schutzmaßnahmen; deren Aufnahme erfolgt nur, sofern sie für das Arbeitsverhältnis relevant ist und gesetzliche Vorgaben eingehalten werden.

Rechtsrahmen: In Deutschland regeln DSGVO und BDSG den Umgang mit Personalakten, einschließlich Zweckbindung, Zugriff, Aufbewahrung und Löschung. Betriebsverfassungsgesetz regelt ggf. Mitbestimmungs- und Informationsrechte des Betriebsrats. Mitarbeiter haben grundsätzlich das Recht, Einsicht in ihre Personalakte zu nehmen und Kopien zu erhalten; unberechtigte Einsicht oder Weitergabe sind zu verhindern. Arbeitgeber müssen personenbezogene Daten sicher speichern und vor unbefugtem Zugriff schützen.

Aufbewahrung und Löschung: Personalakten sind gemäß Zweckbindung und gesetzlichen Aufbewahrungsfristen zu führen. Bei Beendigung des Arbeitsverhältnisses sind relevante Unterlagen rechtzeitig zu sichern, zu löschen oder zu archivieren.