Lohnabrechnungssoftware

Lohnabrechnung, auch Gehaltsabrechnung genannt, bezeichnet die systematische Ermittlung und Dokumentation der Löhne und Gehälter eines Arbeitnehmers für einen Abrechnungszeitraum, in der Regel monatlich. Sie dient der transparenten Zahlungsabwicklung, der Erfüllung gesetzlicher Pflichten und der Nachweisführung gegenüber dem Arbeitnehmer sowie gegenüber Behörden und Instituten.

Eine Lohnabrechnung fasst das Bruttoentgelt zusammen und führt alle Abzüge auf, darunter Sozialversicherungsbeiträge (Renten-, Arbeitslosen-, Kranken-, Pflegeversicherung) sowie Steuern und sonstige Abzüge. Das Ergebnis ist das Nettogehalt. Zusätzlich können Zuschläge, Zuschüsse, Boni, Sachbezüge oder Spesen enthalten sein. Die Abrechnung basiert auf dem Arbeitsvertrag, Arbeitszeitaufzeichnungen und geltendem Recht, einschließlich Steuer- und Sozialversicherungsrecht. In vielen Ländern besteht eine gesetzliche Pflicht, dem Arbeitnehmer eine Gehaltsabrechnung auszustellen; in Deutschland ist die Gehaltsabrechnung regelmäßig dem Mitarbeiter zu übermitteln. Am Jahresende erfolgt oft eine Lohnsteuerbescheinigung bzw. Jahresabschlussauflistung für steuerliche Zwecke.

Der Prozess wird in Unternehmen häufig durch Lohn- oder Gehaltssoftware unterstützt oder von externen Payroll-Dienstleistern durchgeführt. Wichtige Themen sind Genauigkeit, Datenschutz und Compliance mit Änderungen in Steuergesetzen und Sozialversicherungsbeiträgen. Die Abrechnung erzeugt zudem eine Audit-Spur und dient der Dokumentation für Sozialversicherungen, Krankenkassen und Finanzbehörden. Moderne Lohnabrechnungen werden oft digital als Payslip bereitgestellt und in HRIS- oder ERP-Systeme integriert, um Prozesse zu harmonisieren und den Zugriff zu sichern.