Lohndokumentation

Lohndokumentation bezeichnet die systematische Erfassung und Archivierung von lohnbezogenen Daten eines Unternehmens. Sie umfasst die Dokumentation der Vergütung einzelner Mitarbeitender (Grundlohn, Zulagen, Boni, Zuschläge, variabler Vergütungsbestandteil, Überstunden), der Kriterien und Verfahren zur Lohnbestimmung sowie der zugehörigen Unterlagen wie Entgeltstrukturen, Stellenbewertungen, Tarif- oder Betriebsvereinbarungsregelungen und Änderungsprotokolle. Ziel ist eine nachvollziehbare Gehaltsstruktur, Transparenz gegenüber Mitarbeitenden sowie die Erfüllung gesetzlicher und vertraglicher Anforderungen.

Dazu gehören unter anderem personalbezogene Daten, Position, Abteilung, Betriebszugehörigkeit, Stufen- bzw. Entgeltgruppen, Brutto- und Nettogehalt, Zuschläge, Vermögenswirksame Leistungen, steuer- und sozialversicherungsrelevante Abzüge sowie ggf. Leistungs- oder Funktionskriterien. Die Lohndokumentation dient damit der Berechtigungsnachweis gegenüber Betriebsprüfungen, Arbeitsgerichten sowie Gleichstellungs- bzw. Entgelttransparenzprüfungen.

Rechtliche Grundlagen reichen von allgemeinen arbeits- und tarifrechtlichen Verpflichtungen bis zu spezifischen Vorgaben etwa aus dem Entgelttransparenzgesetz (EntgTranspG) in Deutschland sowie der Datenschutzgrundverordnung (DSGVO). Unternehmen müssen sicherstellen, dass der Zugriff auf personenbezogene Daten angemessen gesteuert wird und die Daten entsprechend den Datenschutzbestimmungen verarbeitet werden.

Aufbewahrung und Löschung richten sich nach steuer- und handelsrechtlichen Vorgaben; in der Praxis werden Lohndokumentationen oft mehrere Jahre aufbewahrt (häufig 6 bis 10 Jahre), bevor eine sichere Vernichtung erfolgt. Lohndokumentation steht im engen Zusammenhang mit der Lohnabrechnung: Letztere ist die individuelle Gehaltsabrechnung für Mitarbeitende, während die Lohndokumentation das hinterlegte, strukturierte Beweismaterial für das Unternehmen darstellt.