Communicatiegegevens

Communicatiegegevens zijn gegevens die betrekking hebben op communicatie tussen personen, organisaties of systemen. Zij kunnen bestaan uit identificerende contactgegevens zoals naam, adres, telefoonnummer en e-mailadres, maar ook uit digitale contactpunten zoals gebruikersnamen of chat-ID’s. Daarnaast omvatten communicatiegegevens vaak metadata die ontstaan bij een communicatieproces, zoals datum en tijdstip van verzending of ontvangst, duur, afzender en geadresseerde, en het gebruikte communicatiemedium. In sommige contexten wordt ook de inhoud van berichten behandeld, maar vaak ligt de nadruk op metadata vanwege privacy- en toezichtsoverwegingen.

Organisaties verzamelen en gebruiken communicatiegegevens in verschillende systemen, zoals klantrelatiebeheer (CRM), klantenservice, e-mail- en telefoonverkeer, en interne berichtkanalen. Telecommunicatieproviders registreren doorgaans metadata die ontstaan bij een communicatieproces, waaronder datum en tijdstippen en duur. Voor medewerkers en klanten vormen deze gegevens de basis voor contact en dienstverlening, en voor gerichte communicatie, marketing en rapportage. De mate van detail en de bewaartermijnen variëren per sector en toepassing.

De verwerking van communicatiegegevens valt onder privacywetgeving zoals de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG). Ze mogen alleen rechtmatig worden verwerkt voor specifieke en gerechtvaardigde doeleinden, met zo min mogelijk gegevens en voor de afgesproken bewaartermijnen. Toestemming of een andere juridische grond kan vereist zijn. Betrokkenen hebben rechten zoals inzage, correctie, verwijdering en beperking van verwerking. Organisaties moeten passende beveiligingsmaatregelen nemen, zoals toegangsbeheer, anonimisering waar mogelijk en dataversleuteling.

Goed gegevensbeheer is essentieel voor communicatiegegevens. Het vereist duidelijke eigenaarschap, inventarisatie van systemen die gegevens produceren en opslaan, en afspraken over definities en kwaliteitsnormen. Organisaties moeten privacy-by-design toepassen en regelmatig toetsen of verwerkingen voldoen aan relevante regels, met aandacht voor minimalisatie, bewaarbeheer en verantwoorde vernietiging.