klantrecord

Een klantrecord is een gestructureerde verzameling informatie over een klant die door een organisatie wordt beheerd om de relatie te beheren en dienstverlening te leveren. Het vormt vaak de kern van een klantdatabeheer- of CRM-systeem en kan zowel identiteitsgegevens als interactie- en transactiegeschiedenis bevatten.

De inhoud kan bestaan uit identificerende gegevens (naam, adres, contactgegevens), account- en contractgegevens, betalings- en facturatiegegevens, aankoop- en servicegeschiedenis, voorkeuren en toestemming voor marketing, communicatie-logs en eventuele risicogegevens zoals kredietwaardigheid of fraude-indicatoren. In veel gevallen worden gegevens uit meerdere bronnen samengebracht, waaronder klantenregistratie, transacties, contactmomenten en externe partijen met toestemming.

Doeleinden van een klantrecord zijn onder meer klantenservice en follow-up, facturering en betaling, personalisatie van aanbiedingen en communicatie, compliance en rapportage, en risico- en fraudepreventie. Het record kan worden geïntegreerd in meerdere kanalen, waardoor medewerkers en systemen een samenhangend beeld hebben van de klant.

Beheer en privacy: klantrecords vallen onder privacywetgeving zoals de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG/GDPR) in de EU. Organisaties zijn verantwoordelijk voor de dataportabiliteit, rectificatie, verwijdering, beperking van verwerking en bezwaar, en voor passende beveiligingsmaatregelen. Gegevens worden doorgaans uitsluitend bewaard zolang nodig is voor het doel en de wettelijke vereisten, met controles op toegang en logging.

Governance en kwaliteit: organisaties streven naar accuratesse, volledigheid en regelmatige kwaliteitscontroles. Het beheer omvat kopelingen (deduplicatie), correcte toewijzing, en duidelijke vastlegging van verantwoordelijkheden. Bij uitfasering of samenwerking met derden worden verwerkersovereenkomsten en beveiligingsafspraken toegepast.