vastlegging

Vastlegging is het proces van het vastleggen en vastzetten van informatie in een duurzame vorm, en het resultaat daarvan, een vastlegging. De term wordt in verschillende domeinen gebruikt en verwijst naar het registreren, documenteren, archiveren of het op schrift zetten van feiten, besluiten of data.

In administratieve en juridische contexten verwijst vastlegging naar officiële registraties en documenten die rechtswaarde hebben, bijvoorbeeld akten van geboorte, huwelijk of overlijden, notariële documenten, en registraties bij overheidsinstanties zoals het kadaster. Doel is betrouwbaarheid, reproduceerbaarheid en inspectie op lange termijn.

In records- en informatiemanagement betreft vastlegging het systematisch vastleggen van informatie in een verificabele, terug te vinden vorm, inclusief digitalisering van papieren documenten, het toevoegen van metadata en het beheren van versies. Een goed vastleggingsproces omvat onder meer geordende opslag, authenticiteit, integriteit en bewaartermijnen.

In digitale omgevingen verwijst vastleggen ook naar het verzamelen en bewaren van meet- en transactiedata, audittrails en besluitvorming. Moderne praktijk combineert scans, databasetabellen, en toegangscontrole om naleving van wetten als privacy- en archiefwetgeving te waarborgen.

Gerelateerd zijn termen als registratie, documentatie, archivering en notariële vastlegging; in data- en informatiesystemen wordt vaak gesproken over vastleggen en logging, waarbij traceerbaarheid en betrouwbaarheid centraal staan.