facturering

Facturering is het proces van het opstellen, verzenden en beheren van facturen: documenten die betaling vragen voor geleverde goederen of diensten. Een factuur dient als officieel betalingsverzoek en als boekingsstuk voor zowel de verkoper als de koper.

Een factuur bevat doorgaans: datum, een uniek factuurnummer, de gegevens van verkoper en koper (naam, adres, btw-id waar van toepassing), een omschrijving van de levering of dienst, hoeveelheden en prijs, eventuele kortingen, het toegepaste tarief en bedrag aan btw, het subtotaal en het totaalbedrag, betalingsvoorwaarden en betaalinstructies, valuta en leveringsdatum. Vaak worden ook een purchase order-nummer en referenties opgenomen.

Het facturatieproces loopt meestal van offerte en overeenkomst naar levering en vervolgens naar het genereren en verzenden van de factuur. Na verzending vindt betaling plaats, waarna de betaling wordt verwerkt in de administratie en de vorderingen worden gematcht (reconciliatie).

Er zijn verschillende factuurtypes, zoals standaard facturen, pro forma-facturen (voorafgaand aan levering), creditnota’s en debetnota’s; bij terugkerende leveringen kunnen periodieke facturen worden gebruikt.

Elektronische facturering wint aan terrein. Digitale facturen verschijnen vaak in gestandaardiseerde formaten (zoals XML of PDF) en kunnen via netwerken zoals PEPPOL worden verzonden, wat snelle verwerking en minder fouten mogelijk maakt.

Juridische en fiscale vereisten variëren per land, maar veel jurisdicties stellen minimale informatie op een factuur verplicht en kennen bewaringstermijnen voor facturen. Doorgaans geldt dat facturen lang genoeg moeten worden bewaard voor belasting en audits. Effectieve facturering ondersteunt cashflow, financiële controle en naleving en wordt vaak ondersteund door boekhoud- of ERP-systemen.