Datainventarisatie

Datainventarisatie is het systematisch vastleggen en beschrijven van de data-assets van een organisatie. Het doel is om de datawereld in kaart te brengen, zodat data governance, risicobeheer, privacy en operationele efficiëntie kunnen worden ondersteund. Een datainventarisatie omvat meestal welke data bestaan, waar ze zijn opgeslagen, wie er verantwoordelijk voor is en hoe ze worden gebruikt en beheerd.

Belangrijke onderdelen zijn onder meer de identificatie van data-assets, metadata (afkomst, formaat, bewaartermijn, kwaliteit), data-eigenaren en data-stewards, classificatie op grond van gevoeligheid en regelgeving, opslaglocaties en systemen, en dataflows door processen en applicaties. Het resultaat is vaak een data-inventaris of data catalogus met gekoppelde metadata en context, die als referentie dient voor governance en compliance.

Proces en methoden: het plannen van scope, het inventariseren van bronnen (systemen, databases, bestanden en interfaces), het registreren van kenmerken per dataAsset, en het vastleggen van eigenaarschap, verantwoordelijkheid en beveiligings- of privacy-beoordelingen. Onderhoud is noodzakelijk om wijzigingen bij te houden. Methoden omvatten interviews, automatische scans en het gebruik van een data catalog tool.

Uitvoer en gebruikers: de inventaris levert een overzicht van datasets en databronnen, gekoppelde metadata en data lineage. Voor IT, compliance, privacy officers en business units biedt het inzicht, vereenvoudigt het uitvoeren van audits en ondersteunt beleidsvorming op het gebied van data governance, beveiliging en privacy.

Uitdagingen en relatie: silo-vorming, onvolledige of verouderde metadata, dynamische datastromen en veranderende regelgeving vereisen duidelijke eigenaarschap en voldoende middelen. Een effectieve datainventarisatie vereist betrokkenheid van zowel bedrijfs- als IT-teams en een continue onderhoudscyclus. Het ondersteunt ook naleving van regelgeving zoals de AVG (GDPR) door verwerkingsactiviteiten en data-assets in kaart te brengen.