inventariseren

Inventariseren is het systematisch in kaart brengen van wat er binnen een organisatie of huishouden aanwezig is. Het doel is een compleet en actueel overzicht te verkrijgen van goederen, voorraden en andere activa, inclusief locatie, staat en waarde. Door te inventariseren kunnen organisaties inzicht krijgen in wat ze bezitten, wat de vervangingsbehoefte is en welke risico’s bestaan door ontbrekende of verouderde items.

Inventarisatie kent diverse toepassingsgebieden. In het bedrijfsleven gaat het vaak om vaste activa zoals machines, voertuigen en IT-apparatuur, evenals voorraden en materialen. In de publieke sector kunnen gebouwen, meubilair en voorzieningen worden geïnventariseerd. Bibliotheken en musea inventariseren collecties en objecten. Het proces is ook relevant voor verzekeringen, onderhoudsplanning en interne controles.

Het inventarisatieproces omvat meestal: afbakenen van de scope en het doel; het verzamelen van feitelijke gegevens zoals aantallen, locatie, conditie en eigenaar; identificeren en coderen van items met unieke ID’s; vastleggen in een register of informatiesysteem; verifiëren en valideren van gegevens; en periodiek bijwerken. Er bestaan verschillende frequenties, zoals periodieke tellingen en continue monitoring, afhankelijk van risicogebieden en veranderingsgevoeligheid.

Methoden en middelen zijn onder meer fysieke tellingen, barcode- of RFID-scanning en registratie in ERP-, CMMS- of asset management-systemen. Belangrijke aandachtspunten zijn nauwkeurigheid, transparantie en beveiliging van gegevens, evenals het regelmatig controleren van actualiteit en betrouwbaarheid van het overzicht.

Het resultaat is een actueel, controleerbaar overzicht van alle bezittingen, wat de planning, kostenbeheer, onderhoud, verzekering en compliance ondersteunt.