bewaartermijn

Bewaartermijn is de afgesproken periode waarin een organisatie gegevens of documenten bewaart voor administratieve, fiscale, juridische of operationele doeleinden. De termijn kan afhankelijk zijn van het type document en toepasselijke regelgeving.

De bepaling van de bewaartermijn gebeurt op basis van wet- en regelgeving, contractuele verplichtingen en interne beleidsregels. In de Europese Unie zorgt GDPR ervoor dat persoonsgegevens niet langer worden bewaard dan nodig is, en veel sectoren kennen daarnaast specifieke termijnen (bijv. fiscale aangiften, loonadministratie of arbeidsovereenkomsten). Termijnen variëren per land en per soort data.

In organisaties wordt vaak een bewaartermijnschema (retention schedule) opgesteld. Dit schema onderscheidt het bewaren voor archivering versus verwijderen. Na afloop van de termijn dient men data veilig te verwijderen, tenzij er een rechtsgrond of bijzondere reden is om de gegevens langer te bewaren (bijv. juridisch geschil, beroep, of als de data geanonimiseerd kan worden voor statistisch gebruik).

Voor privacy en compliance is het belangrijk te documenteren waarom bepaalde termijnen gelden en hoe geharmoniseerde verwijderprocedures worden uitgevoerd. In de praktijk wordt regelmatig gecontroleerd op naleving, en systemen zetten automatische verwijderings- of archiveringsprocessen in.