Bestellvorgänge

Bestellvorgänge bezeichnet den Prozess, durch den Güter oder Dienstleistungen erworben werden. Sie umfasst alle Aktivitäten von der Bedarfsfeststellung bis zur Lieferung und Zahlung. In Unternehmen unterscheiden sich B2B- und B2C- Bestellvorgänge; standardisierte Abläufe ermöglichen Transparenz, Kostenkontrolle und Rechtsverbindlichkeit.

Wichtige Phasen sind: Bedarfsermittlung, Beschaffungsplanung, Lieferantenauswahl oder Ausschreibung, Vertragsverhandlung, Bestellung (Bestellung/PO), Auftragsbestätigung, Lieferung/Abnahme, Rechnung und Bezahlung. In vielen Organisationen dient eine Bestellnummer (Bestellung) als zentrale Referenz, verbunden mit Lieferschein und Rechnung.

Typen: Online-Shopping, stationäre Einkäufe, sowie E-Procurement in Unternehmen. Im digitalen Umfeld erfolgt der Bestellvorgang oft über Webshops, Einkaufsportale oder ERP-/E-Sourcing-Systeme. Datenformate wie elektronische Bestellungen, XML/EDI oder API-Anbindung ermöglichen automatisierte Abwicklung.

Wichtige Dokumente: Bestellung, Auftragsbestätigung, Lieferschein, Rechnung. Diese Dokumente bilden den Audit-Trail und helfen bei der Prüfung von Mengen, Preisen, Terminen. Verträge, Zahlungsbedingungen und Lieferbedingungen können verankert sein; Unstimmigkeiten werden durch Reklamation oder Rückabwicklung gelöst.

Kernherausforderungen sind unklare Spezifikationen, falsche Preise, Lieferverzögerungen, Stornierungen, mangelnde Transparenz und manuelle Bearbeitung. Erfolgsfaktoren umfassen klare Bedarfsbeschreibung, standardisierte Prozesse, verlässliche Lieferanten, Tracking, automatisierte Datenübermittlung und integrierte Finanzprozesse.

Beispiel eines einfachen Online-Bestellprozesses: Kunde wählt Produkt, legt Menge in den Warenkorb, gibt Zahlungs- und Lieferdaten ein, bestellt, erhält Bestellbestätigung und Liefertermin, der Versand erfolgt, Lieferung wird abgenommen und Rechnung beglichen.