Bestellungen

Bestellungen sind formelle Aufforderungen eines Käufers an einen Lieferanten, Waren oder Dienstleistungen zu beschaffen. Der Begriff wird sowohl im Beschaffungswesen als auch im Vertrieb verwendet: Bei Verkäufen spricht man von Kundenbestellungen, bei Käufen von Einkaufsbestellungen. In vielen Unternehmen stellen Bestellungen den verbindlichen Start eines Beschaffungsprozesses dar.

Typischer Ablauf: Bedarfsermittlung, Genehmigung, Erstellung der Bestellung, elektronische oder schriftliche Übermittlung an den Lieferanten, Bestellbestätigung, Lieferung der Waren bzw. Erbringung der Dienstleistung, Wareneingang, Rechnung, Zahlung, ggf. Archivierung und Audit.

Inhalt einer Bestellung: Lieferant, Bestellnummer, Bestelldatum, Liefertermin, Artikelbezeichnung und -nummer, Menge, Preis, Liefer- und Zahlungsbedingungen, Lieferadresse, Incoterms, Vertragsreferenzen, ggf. Rahmenvereinbarungen.

Arten: Einzelbestellung (Standard-/Einzelbestellung), Rahmenbestellung (Rahmenvereinbarung mit Abrufbestellungen), sowie laufende Lieferverträge, die regelmäßig abgerufen werden. Unterschied zu einem Auftrag/Vertrag: Eine Bestellung kann sich auf eine vertragliche Grundlage stützen, während sie zugleich den konkreten Abruf festhält.

Rechtliche und organisatorische Aspekte: Dokumentationspflicht, Nachverfolgbarkeit, interne Kontrollen, Compliance, Aufbewahrung gesetzlicher Unterlagen, Fristen, Steuern und Rechnungsprüfung. In ERP-Systemen (z. B. SAP) werden Bestellungen als zentrale Transaktion geführt und mit Wareneingang, Rechnung und Zahlung verknüpft.