Archiefbeleid

Archiefbeleid is een set van afspraken en maatregelen die een organisatie hanteert om archiefvorming, bewaring en toegankelijkheid van documenten en digitale bestanden te waarborgen. Het omvat zowel fysieke als digitale archieven en bestrijkt de gehele levenscyclus van records, van creatie en gebruik tot selectie, vernietiging of overdracht aan een archiefbewaarplaats. Doel is om betrouwbaarheid, authenticiteit, integriteit en vindbaarheid van informatie op lange termijn te waarborgen.

De kernonderdelen van archiefbeleid zijn onder meer het vaststellen van verantwoordelijkheden, procedures voor selectie en vernietiging (retentiebeleid), en het vastleggen van normen voor registratie en metadata. Daarnaast gaat het beleid over beschrevenheidsniveaus (inventarissen en fondsstambomen), bewaartermijnen, beveiliging en fysieke opslag, alsook over digitale bewaring, zoals migratie, emulatie en opslag in een duurzame digitale infrastructuur. Ook wordt bepaald wie toegang krijgt tot de archieven en onder welke voorwaarden, rekening houdend met privacywetten en openbaarheidsregels.

Juridisch en normatief kader en standaarden spelen een belangrijke rol. In Nederland beïnvloeden onder meer de Archiefwet en gerelateerde regelgeving het archiefbeleid, vooral bij publieke instellingen, terwijl internationale normen zoals ISO 15489 (Records Management) en principes voor digitale bewaring (bijv. OAIS en PREMIS metadatastandaarden) vaak als referentie dienen. Organisaties kunnen daarnaast gebruikmaken van landelijke richtlijnen en voorbeelden van erkende archiefinstellingen, zoals nationale of regionale archieven, voor implementatie en toetsing.

Verantwoordelijkheden variëren per organisatie, maar doorgaans ligt de uitvoering bij de archiefvormers en archivisten. Een landelijke of openbare archiefinstelling kan toezicht en ondersteuning bieden. Het archiefbeleid draagt bij aan verantwoording, transparantie en kans op hergebruik van informatie door onderzoekers, medewerkers en het brede publiek.