retentiebeleid
Een retentiebeleid is een formeel beleid dat beschrijft hoe lang uiteenlopende informatie en gegevens binnen een organisatie worden bewaard, op welke gronden bewaarbesluiten zijn gebaseerd en hoe verouderde of overtollige data definitief wordt verwijderd of geanonimiseerd. Het doel is rechtmatigheid en privacy te waarborgen, operationele efficiëntie te bevorderen en opslag- en beveiligingsrisico’s te beperken.
Het beleid geldt voor alle informatie- en gegevensvormen, inclusief digitale records, e-mail, databanken, back-ups en fysieke
Belangrijke principes zijn doelbinding en minimale noodzakelijkheid (data mogen alleen worden bewaard voor het doel waarvoor
Het beleid wordt vertaald in een retentie- of bewaartermijnschema waarin per datatype of proces de bewaartermijn
De organisatie kent rollen zoals verwerkingsverantwoordelijke, verantwoordelijke voor gegevensbescherming (DPO), IT en juridische afdelingen die toezien
Het retentiebeleid moet in overeenstemming zijn met relevante wet- en regelgeving, waaronder privacywetgeving (AVG/GDPR) en sectorale
Implementatie omvat data-inventarisatie, classificatie, geautomatiseerde vernietiging en veilige verwijdering uit backups, met bewijsvoering en periodieke audits.