archiefvorming

Archiefvorming is het proces waardoor documenten die zijn ontstaan of ontvangen door een organisatie een archief gaan vormen. Het omvat de identificatie, waardering (selectie), overdracht van relevante records naar een archiefinstelling, en de latere ordening, beschrijving en bewaring van die records. Het doel is om de bestuurlijke, juridische en historische waarde van de records vast te leggen en bereikbaar te houden voor heden en toekomst.

Belangrijke begrippen in de archiefwetenschap zijn fonds, serie en item. Een fonds is een verzameling documenten die ontstaan uit dezelfde organisatie of persoon; een serie is een onderverdeling van een fonds met samenhangend onderwerp of functie; een item is een enkel document of mediabestand. Deze niveaus vormen de basis voor ordening en beschrijving in een archief.

Processtappen omvatten doorgaans de creatie en ontvangst van records, de waardering van records met lange termijnwaarde (selectie), en de overdracht aan een archiefinstelling. In de archiefinstelling vindt vervolgens ordening en beschrijving plaats (inventarisatie), gevolgd door duurzame bewaring en het beschikbaar stellen van de archieven aan gebruikers.

Digitale archiefvorming stelt aanvullende vereisten, zoals het vastleggen van metadata, het waarborgen van authenticiteit, en het plannen van migratie en formatbewaring om veroudering van bestanden te voorkomen.

Relatie met records management: archiefvorming gaat vaak hand in hand met records management en wordt gestimuleerd door beleid, normen en procedures. De archiefvormende fase begint doorgaans al tijdens de creatie van records en wordt uiteindelijk geconsolideerd in een erkend archiefaanbod.