personeelsdata

Personeelsdata verwijst naar persoonsgegevens die betrekking hebben op werknemers, sollicitanten en andere personen met een arbeidsrelatie. Deze data worden verzameld en beheerd door werkgevers, HR-diensten en soms externe verwerkers. Het gaat om zowel identificatie- en contactgegevens als aanvullende informatie die nodig is voor de HR-werkzaamheden.

Voorbeelden van categorieën zijn identificatie- en contactgegevens (naam, adres, e-mail), arbeidsrelatiegegevens (functie, afdeling, contracttype), loonadministratie (salaris, belasting- en sociale premies), verlof en aanwezigheid, beoordeling en ontwikkeling, verzuim en medische informatie wanneer relevant, en documenten zoals arbeidsovereenkomst, certificaten en identiteitsbewijzen. Ook technische gegevens zoals inloggegevens voor HR-systemen kunnen onder personeelsdata vallen.

Doeleinden en rechtsgrond: personeelsdata worden verwerkt voor het aangaan en uitvoeren van de arbeidsrelatie, loonadministratie, pensioen en sociale zekerheid, compliance met regelgeving en audits, personeelsplanning en ontwikkelingsbeleid. De verwerking moet gebaseerd zijn op een legitieme grondslag zoals uitvoering van de arbeidsovereenkomst, toestemming waar nodig, en/of wettelijke vereisten (fiscale en veiligheidswetgeving).

Bewaartermijnen en gegevensminimalisatie: data worden niet langer bewaard dan nodig is voor de beoogde doeleinden. Veel HR-gegevens worden bewaard gedurende de arbeidsrelatie en een aanvullende periode na einde van dienstverband (doorgaans 5-7 jaar) voor fiscale, juridische of pensioenredenen; er bestaan procedures voor veilige vernietiging.

Rechten van betrokkenen: personen op wie data betrekking hebben hebben rechten onder de privacywetgeving, zoals inzage, correctie, verwijdering, beperking van verwerking, dataportabiliteit en bezwaar tegen verwerkingen. Bij klachten kunnen zij zich wenden tot de Autoriteit Persoonsgegevens.

Beveiliging en governance: organisaties treffen passende technische en organisatorische maatregelen (toegangscontrole, versleuteling, logging, scheiding van taken) en hebben vaak een privacy-/data-protection officer. Delen met derden gebeurt alleen onder verwerkersovereenkomsten; internationale doorgifte is beperkt en gereguleerd.

---