documentatienormen

Documentatienormen zijn een verzameling officiële richtlijnen en standaarden die bepalen hoe documenten moeten worden gemaakt, beschreven, opgeslagen, beheerd en toegankelijk gehouden. Ze bieden een gemeenschappelijke basis voor consistently vastleggen van informatie gedurende de gehele levenscyclus van een document.

De normen bestrijken verschillende aspecten van documentbeheer. Dit omvat het vastleggen van metadata en structuur, het kiezen van geschikte bestandsformaten, versiebeheer en provenance (de geschiedenis van een document), beveiliging en privacy, archivering en langetermijnbehoud, en afspraken over toegang en vindbaarheid. Daarnaast spelen naleving en auditability een rol, vooral in publieke sector en gereguleerde industrieën.

Er bestaan internationaal veelgebruikte standaarden en raamwerken die vaak deel uitmaken van documentatienormen. Metadata-standaarden zoals Dublin Core (ISO 15836) en schema.org helpen bij beschrijving en vindbaarheid. Voor vereisten rondom bewaartermijnen en records management worden normen zoals ISO 15489 toegepast. Voor lange termijn behoud worden referentiemodellen zoals OAIS gebruikt, en bestandsformaten als PDF/A en gestructureerde formats zoals XML zijn gangbaar. Nationale organisaties, zoals NEN in Nederland, dragen bij aan de vertaling en aanpassing van these standaarden aan de lokale context.

Toepassingsgebieden omvatten overheidsinstanties, bibliotheken en archieven, bedrijfsleven en softwareontwikkeling. De implementatie van documentatienormen vereist governance, beleid, training en geschikte tooling, zodat documenten eenduidig beschreven en betrouwbaar bewaard blijven en interoperabel zijn tussen systemen.

Voordelen zijn onder meer betere vindbaarheid, consistentie, compliance met regelgeving, efficiëntie en minder risico’s bij migratie en ontsluiting van informatie. Uitdagingen omvatten kosten, veranderingsweerstand en de noodzaak van voortdurende onderhoud en migratie van verouderde formaten.