Informationshaltung

Informationshaltung bezeichnet die Gesamtheit der Prozesse, Praktiken und Systeme, die erforderlich sind, um Informationen zu erfassen, zu ordnen, zu speichern, zu schützen und bei Bedarf zugänglich zu machen. Sie umfasst sowohl digitale Daten als auch Druck- und andere physische Dokumente und erstreckt sich über den gesamten Lebenszyklus der Information.

Ziele der Informationshaltung sind Verfügbarkeit, Authentizität, Integrität und Nutzbarkeit von Informationen über längere Zeiträume. Sie dient der Unterstützung von Entscheidungen, der Rechenschaftspflicht, der Compliance mit gesetzlichen Vorgaben und der Gewährleistung von Wissenserhaltung in Organisationen und Behörden.

Typische Bestandteile sind Informations governance, Aktenführung (Records Management), Daten- und Metadatenmanagement, Langzeitarchivierung, Archivierungssysteme, Backup- und Wiederherstellungsverfahren sowie klare Aufbewahrungs- und Löschrichtlinien. Der Lebenszyklus umfasst Erzeugung, Klassifikation, Speicherung, Nutzung, Erhaltung, Migration auf neue Formate und schließlich Vernichtung gemäß gesetzlichen Vorgaben.

Technisch kommt der Einsatz von digitalen Repositorien, Cloud-Speichern, Versionierung, Zugriffsrechten, Verschlüsselung, Audit Trails und Metadata-Standards zum Einsatz. Organisatorisch sind Rollen, Verantwortlichkeiten, Schulungen und Kontrollen für Datenschutz, Informationssicherheit und Compliance erforderliche Bestandteile.

Rechtlich spielen Datenschutzgesetze, Informationsfreiheits- oder Aktenzugangsregelungen sowie Aufbewahrungspflichten eine zentrale Rolle. International orientierte Standards wie ISO 15489 für Records Management oder Modelle der digitalen Langzeitarchivierung unterstützen die Strukturierung von Informationshaltung.

Herausforderungen ergeben sich durch Datenwachstum, heterogene Formate, Technologiewechsel, Obsoleszenz, Sicherheitsrisiken und die Wahrung der Privatsphäre. Effektive Informationshaltung erhöht Effizienz, Transparenz und langfristige Nutzbarkeit von Informationen.