Arbeitsablaufplans

Der Arbeitsablaufplan (Plural: Arbeitsablaufpläne) ist eine strukturierte Darstellung der Abfolge von Arbeitsschritten in einem Geschäftsprozess. Er dient der Standardisierung von Abläufen, erleichtert Schulung und Einarbeitung, unterstützt Qualitätssicherung und die kontinuierliche Prozessverbesserung.

Ein Arbeitsablaufplan umfasst typischerweise den genauen Ablauf der Tätigkeiten, die Abhängigkeiten zwischen den Schritten, notwendige Eingaben und erwartete Ausgaben, zugehörige Rollen und Ressourcen, sowie Zeitrahmen und Qualitätskontrollen. Er ermöglicht eine klare Zuweisung von Verantwortlichkeiten und dient als Referenzdokument für Ausführung, Monitoring und Auditierung.

Zur Modellierung werden gängige Notationen verwendet, etwa Flussdiagramme, BPMN (Business Process Model and Notation) oder Prozessland- bzw. Wertstromkarten. Ein gut dokumentierter Arbeitsablaufplan beschreibt Fluss, Abhängigkeiten, Ressourcen und Kontrollen und ermöglicht damit eine einfache Simulation, Kommunikation und Prüfung.

Bei der Erstellung sollten folgende Schritte beachtet werden: den Geltungsbereich festlegen, den Ist-Prozess kartieren, Engpässe und Doppelarbeit identifizieren, einen Soll-Zustand entwerfen, Verantwortlichkeiten, Eingaben, Ausgaben, Zeiten und Ressourcen zuordnen, Freigaben sichern, Schulungsbedarf ermitteln, Tests und Pilotlauf durchführen, Implementierung durchführen und danach Kennzahlen überwachen sowie regelmäßige Reviews einplanen, um Anpassungen vorzunehmen.

Anwendungsgebiete sind Produktion, Logistik, IT-Dienstleistungen, Serviceprozesse und Projektmanagement. Vorteile sind Transparenz, Standardisierung, bessere Planbarkeit, Qualitätsverbesserung und Schulungsunterstützung. Grenzen liegen im Pflegeaufwand, der Gefahr der Übermodellierung und der Notwendigkeit, das Modell aktuell zu halten. Der Arbeitsablaufplan sollte mit relevanten SOPs und, falls vorhanden, Workflow-Management-Systemen verknüpft werden.

Beispiel: In der Bestellabwicklung umfasst ein einfacher Arbeitsablaufplan Schritte wie Auftragseingang, Verfügbarkeitsprüfung, Kommission, Verpackung, Versand und Rechnung. Rollen sind Vertrieb, Lager, Versand und Buchhaltung; Inputs sind Kundenauftrag und Lagerbestände; Outputs sind Versandbestätigung und Rechnung.