bewaarbesluiten

Bewaarbesluit is een formele beslissing van een overheids- of semi-overheidsorganisatie over de bewaartermijn en het behoud van de eigen documenten. Het beschrijft welke documenten of dossiers blijvend bewaard moeten blijven vanwege hun betekenis en historische waarde en welke na een bepaalde periode vernietigd kunnen worden. Het bewaarbesluit maakt deel uit van het geheel van archiefvorming en records management en is nader geregeld in de Archiefwet en het Archiefbesluit.

Het doel van een bewaarbesluit is de verantwoording en continuïteit van informatie te waarborgen, terwijl overbodige of niet-duurzame documenten op een gecontroleerde manier worden verwijderd. Het helpt bij naleving van wettelijke vereisten, transparantie en verantwoording tegenover burgers, en het beheersen van opslag- en privacyrisico’s.

Proces en uitvoering: de archiefvormer (de betrokken organisatie) inventariseert de records, beoordeelt hun waarde en stelt selectiecriteria vast. Vervolgens wordt een bewaarbesluit opgesteld waarin de bewaartermijnen staan, de mogelijkheid tot overbrenging van permanente records naar een archief (gemeentelijk, regionaal of nationaal) en de vernietiging van overige stukken. Het besluit wordt vastgelegd en kan zo nodig worden herzien bij veranderde functies, wetgeving of organisatorische eisen, en heeft consequenties voor digitale en papieren records.

Impact: een bewaarbesluit bepaalt wie toegang heeft tot informatie, hoe privacy- en gegevensbeschermingsregels worden toegepast en hoe lang informatie beschikbaar blijft. Het draagt bij aan de vindbaarheid en toegankelijkheid van publiek bezit en aan de betrouwbaarheid van overheidsinformatie, terwijl tegelijkertijd een verantwoord uitfasering van niet-duurzame records plaatsvindt.