aankoopbewijzen

Aankoopbewijzen zijn documenten die de aankoop van goederen of diensten vastleggen en dienen als bewijsmateriaal van een transactie. Ze geven aan wat is gekocht, wanneer, bij welke aanbieder, tegen welke prijs en onder welke voorwaarden.

Veelvoorkomende vormen zijn kassabonnen, facturen, creditnota’s, orderbevestigingen, bankafschriften en digitale receipts. Voor online aankopen geldt meestal dat de orderbevestiging en de elektronische factuur als aankoopbewijs dienen; voor inkopen in een winkel volstaat vaak de kassabon. Een garantiekaart kan ook als aanvullende bewijslast dienen.

Doeleinden van aankoopbewijzen zijn onder meer het recht op retournering of garantieclaims, fiscale aftrek of kostenvergoeding, en de administratie en boekhouding van particulieren en bedrijven. Ze fungeren ook als bewijs van eigendom bij verzekeringen of bij verkoop van een tweedehands artikel.

Beheer en onderhoud van aankoopbewijzen is belangrijk: bewaar ze zowel digitaal als fysiek op een veilige plek, en zorg voor duidelijke informatie zoals datum, omschrijving, hoeveelheid, prijs en btw. De bewaarduur varieert per land en situatie, maar voor belastingen wordt vaak een minimale termijn gehanteerd; voor garantie en aankoopgeschiedenis geldt meestal per item de relevante periode.

Verlies of onvolledige aankoopbewijzen kan complicaties veroorzaken bij retournering, garantie of belastingen. Veel bedrijven kunnen bij verlies een duplicaat leveren uit hun transactiesysteem; in sommige gevallen kunnen betalingsbewijzen zoals bankafschriften als alternatief dienen. Het gebruik van digitale archieven kan de toegankelijkheid en overdraagbaarheid verbeteren.