Projektdaten

Projektdaten bezeichnet in der Projektmanagement- und Organisationspraxis die zentralen Informationen, die ein Vorhaben charakterisieren, steuern und transparent machen. Sie dienen als Grundlage für Planung, Durchführung, Kontrolle und Berichterstattung und ermöglichen eine konsistente Zusammenarbeit zwischen Auftraggeber, Projektteam und Stakeholdern.

Der Inhalt von Projektdaten umfasst typischerweise Ziele und Umfang des Projekts, Zeitplan und Meilensteine, Budget und Kostenentwicklung, benötigte Ressourcen, Rollenverteilung und Stakeholderstrukturen. Hinzu kommen Anforderungen, Deliverables, Qualitätskriterien, Risikobewertung, Abhängigkeiten, Annahmen, Rahmenbedingungen sowie Compliance- und Rechtsvorgaben. In vielen Systemen werden diese Informationen durch Metadaten ergänzt, etwa Datenquelle, Erstellungsdatum, Versionen und Freigabestatus.

Struktur und Formate variieren je nach Organisation und Tool, reichen von relationalen Datenbanken über Tabellenkalkulationen bis hin zu spezialisierten Projektmanagement-Systemen. Eine definierte Datenmodellierung ermöglicht die Verknüpfung von Projektdaten mit Ressourcen-, Kosten- und Risiko-Informationen sowie mit Berichts- und Dashboards. Gute Projektdaten fördern Transparenz, ermöglichen Fortschritts- und Abweichungsanalysen und unterstützen das Stakeholder-Reporting.

Qualität und Governance spielen eine zentrale Rolle: Versionierung, Änderungsverfolgung, Freigabeworkflows, Zugriffskontrollen, Datenschutz und Archivierung sichern Konsistenz und Nachprüfbarkeit. Der Lebenszyklus der Projektdaten umfasst Erstellung, Validierung, laufende Aktualisierung und schließlich Archivierung oder Löschung. International geben Standards und Richtlinien Orientierung, wobei Unternehmen eigene Vorlagen und Prozesse zur Standardisierung von Feldern, Validierungsregeln und Berichtsformaten einsetzen.