workflowbeheer

Workflowbeheer is het ontwerp, de uitvoering, de bewaking en de optimalisatie van werkprocessen in een organisatie. Het gaat om het systematisch koppelen van taken, beslissingen en informatiestromen om doelstellingen efficiënt te bereiken. In de praktijk wordt workflowbeheer vaak ondersteund door een workflowmanagementsysteem (WfMS), dat taken toewijst, status bijhoudt en meldingen stuurt.

Een workflow beschrijft een proces met opeenvolgende activiteiten, betrokken personen of systemen, invoer- en uitvoerdata en regels die bepalen wie wat wanneer mag doen. Taken kunnen handmatig worden uitgevoerd of geautomatiseerd, en routing kan op basis van voorwaarden, prioriteit of gebeurtenissen plaatsvinden. Doel is zichtbaarheid, controle en consistentie.

Modellering en uitvoering: modellen worden vaak gemaakt met standaarden zoals BPMN 2.0 om processen grafisch weer te geven. Het WfMS voert de geprogrammeerde routing uit, registreert gebeurtenissen en biedt dashboards met performance-indicatoren.

Voordelen: verbeterde efficiëntie, standaardisatie van werkprocessen, betere traceerbaarheid en naleving van regels, snellere doorlooptijden en betere samenwerking tussen afdelingen. Het maakt ook analyse en optimalisatie mogelijk.

Uitdagingen: complexiteit van samengestelde processen, veranderingsbeheer, integratie met bestaande systemen (ERP, CRM), datakwaliteit, beveiliging en governance. Het vergt vaak duidelijke eigenaarschap en onderhoud.

Toepassingsgebieden: klantenservice en ticketafhandeling, order- en voorraadbeheer, HR-processen zoals onboarden, IT-servicemanagement en productieplanning.

Standaarden en kenmerken: BPMN 2.0 is een veelgebruikte notatiewijze voor modellering; daarnaast bestaan formaten zoals XPDL en BPEL. Organisaties kiezen vaak op basis van interoperabiliteit en vendorondersteuning.