contactprofielen

Een contactprofiel is een gestructureerd gegevensobject binnen informatiesystemen dat informatie over een persoon of organisatie bevat met het doel de relatie te beheren. Het combineert identificators, contactkanalen en relevante kenmerken zodat teams uit verschillende functies, zoals verkoop, marketing en klantenservice, sneller en consistenter kunnen communiceren. Een profiel is doorgaans meeromvattend dan losse contactgegevens en kan meerdere contactmomenten en bronnen omvatten.

Een typisch contactprofiel bevat: een primaire identifier (zoals naam of klantnummer), attributen (functie, organisatie, locatie), contactkanalen (email, telefoon, sociale media), relatie- en hiërarchieken, en een geschiedenis van interacties en transacties. Daarnaast worden privacyinstellingen, toestemmingen en data provenance vastgelegd, samen met kwaliteitsmerken en linkage naar verwante personen of accounts. De exacte structuur is afhankelijk van het gebruikte systeem en de bedrijfsprocessen.

Het beheer van contactprofielen kent een levenscyclus: creatie, verrijking met aanvullende gegevens, deduplicatie en normalisatie, synchronisatie tussen systemen en consolidatie van verwante profielen. Periodieke updates voorkomen verouderde informatie. Bij afscheid of op verzoek van de betrokkene kan een profiel worden verwijderd of geanonimiseerd, afhankelijk van de wettelijke vereisten en interne beleid.

In CRM-omgevingen dienen contactprofielen als basis voor gepersonaliseerde communicatie, lead- en accountbeheer, segmentatie en rapportage. Ze ondersteunen routingsregels in sales en klantenservice en vormen de context voor marketing automation, ticketgeschiedenis en accountstrategie.

Het beheer van contactprofielen vereist zorgvuldige privacy- en beveiligingsmaatregelen in overeenstemming met AVG/GDPR. Dit omvat doelbinding, minimisatie, toegangscontrole, en duidelijke retention- en recht op inzage en verwijdering. Audits en datakwaliteitregels helpen afwijkingen te voorkomen.