biedproces

Biedproces, ook wel aanbestedingsproces genoemd, is het proces waarin een opdrachtgever een contract voor goederen, diensten of werken zoekt door middel van biedingen van leveranciers. Het doel is om op een transparante, gelijke en marktconforme manier de beste aanbieding te selecteren met oog voor waarde voor geld en maatschappelijke doelstellingen. Het biedproces kan zowel openbaar als onderhandse vormen kennen en wordt gestuurd door wettelijke normen en aanbestedingsregels.

Belangrijke fases van het biedproces zijn onder meer: behoefteanalyse en vaststelling van het doel van de opdracht; marktonderzoek om potentiële aanbieders en mogelijkheden in kaart te brengen; opstellen van de aanbestedingsdocumenten met eisen, selectiecriteria en gunningcriteria; openbaarmaking van de opdracht en uitnodiging tot inschrijving; de inschrijving en evaluatie van de biedingen volgens vooraf vastgestelde criteria; gunning van de opdracht aan de winnende inschrijving; en contractering en uitvoering, gevolgd door contractbeheer en uitvoering van de opdracht.

Procedures in het biedproces kunnen variëren. Een open procedure staat open voor alle geïnteresseerde aanbieders; een restricted procedure selecteert deelnemers op basis van vooraf bepaalde criteria; onderhandse procedures worden ingezet bij concurrentiebeperkte situaties en kunnen al dan niet gepaard gaan met onderhandelingen. Bij de beoordeling spelen criteria zoals prijs, kwaliteit, levertijd en service een rol; vaak wordt een gecombineerde score gebruikt voor prijs en overige kwaliteit.

Regelgeving en beginselen vormen het kader van biedprocessen: gelijkheid, transparantie en proportionaliteit moeten gewaarborgd zijn, met duidelijke eisen en objectieve beoordelingscriteria. In de EU en Nederland gelden drempelwaarden en nationale regelgeving (zoals de Aanbestedingswet) die de manier van publiceren, selecteren en gunnen regelen. Het doel is betrouwbare doorlooptijden, concurrentie en naleving van integriteitsnormen.