archiefdocumenten

Archiefdocumenten zijn documenten die door personen of organisaties zijn gemaakt of verworven en bewaard blijven vanwege hun administratieve, juridische, historisch-evidentiële of culturele waarde. Ze kunnen bestaan uit papieren dossiers, brieven, kaarten en plannen, maar ook uit digitale bestanden zoals e-mails, databases, notities en audiovisuele media.

In archieven geldt het principe van provenance en respect des fonds: documenten uit hetzelfde fonds blijven bij elkaar en hun oorspronkelijke ordening wordt zoveel mogelijk behouden. Een archiefbewaarplaats organiseert deze documenten in fondsen, series en dossiers, en stelt finding aids op zodat onderzoekers de inhoud en context kunnen achterhalen.

Beschrijving en metadata: archiefstukken worden beschreven zodat hun context, datering, functies en inhoud herkenbaar zijn. Veelgebruikte beschrijvingsstandaarden zijn ISAD(G) en ISAAR-CPF. Authenticiteit en integriteit worden bewaakt door documentatie van verzamelingsprocessen, versies, transfers en bijbehorende controles.

Toegang en gebruik: de toegankelijkheid hangt af van wettelijke regels, bewaarbeleid en privacy-overwegingen. Sommige archiefstukken zijn vrij toegankelijk, andere zijn beperkt of geblokkeerd. Reproducentie, citatie en gebruiksvoorwaarden worden vastgelegd in reglementen.

Digitale archiefdocumenten en duurzaamheid: digitale bestanden vereisen plannen voor duurzaamheid, zoals migratie naar actuele formaten, metadata-standaarden, checksums en regelmatige back-ups. Digitale archieven dragen bij aan bredere toegankelijkheid maar vragen ook aandacht voor authenticiteit, versiebeheer en langetermijnbehoud.

Conclusie: archiefdocumenten vormen een primaire bron voor onderzoek, verantwoording en cultureel erfgoed. Professionele archieven – van lokale tot nationale instellingen – bewaren, beschrijven en toegankelijk maken archiefdocumenten volgens gevestigde normen om transparantie en kennisdeling te bevorderen.